| 1 |
Глава 6 Обработка: Опустошение корзинки Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать Опустошение вовсе не подразумевает выполнение неоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать Вот желаемые результаты этого процесса: 1 Все ненужное будет выкинуто 2 Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены 3 Все, что можно делегировать, будет делегировано 4 Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний 5 Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы Диаграмма иллюстрирует процесс целиком В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий В этой главе подробно рассматривается как разтаки первая колонка – движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу Это избавит вас от лишних действий Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки разного и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационную систему клиента наилучшим образом Первое, что надо сделать после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. |
| 2 |
Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике Потом они синхронизируют его с Outlook, по которому они получают корпоративные расписания и почту Мы очищаем распечатываем и удаляем все, что они пытались ранее организовать в своих ежедневниках, и перетаскиваем все это в корзинку Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, Звонки, Поручения, Повестки дня, На компе и т д Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться Если вы ещё не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом Можно начать и с простых листов бумаги А уж проапгрейдить ваши инструменты успеете Правила Лучший способ изучить эту модель это следовать ей Вот несколько основных правил: Обрабатывайте сначала основные пункты Обрабатывайте по одному пункту за раз Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку Начинайте с верхнего в стопке документа Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым – какоето малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность Обрабатывать не значит тратить время Это значит, решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет следующего конкретного действия Обрабатывать вовсе не значит тратить время Ускоренный просмотр это вовсе не обработка Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел Ускоренный просмотр иногда может оказаться полезен я им не пренебрегаю Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на конференции Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли гденибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с утверждением вашего предложения. |
| 3 |
Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится , вы очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху то есть то, что изначально было на дне корзины На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какоето более или менее приличное количество времени, то в общемто безразлично, с какого края начинать А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище Обрабатывайте по одному документу за раз Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нем Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете , что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её приткнуть Однако, это небезопасно То, что у вас сейчас в руках имеет все шансы попасть в стопку эээ на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её перед собой и только тогда начать перебирать Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я всетаки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. |
| 4 |
А если вас и отвлекут что тоже не редкость, вам не придется потом возвращаться к разрозненным кускам какихто документов и материалов, лежащих в беспорядке перед вами Многозадачное исключение Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение Человеку, обладающему определенным типом личности, действительно необходимо хоть на секунду отвлечься от дела для того только, чтобы принять по нему верное решение Если мне удается определить таких людей с первого взгляда, я, как правило, рекомендую им заниматься параллельно двумя или тремя делами В таких условиях им проще принять решение или сделать выбор Но помните, что это всего лишь исключение и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и на принятие любого решения у вас уходит не более двух минут Не возвращайте документы обратно в корзинку Для документов обратного пути в корзинку нет Это было озвучено сто лет назад постулатом обработки задач лишь единожды Однако эта затея не так уж и хороша Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы будете, столкнувшись с задачей доводить её решение до конца А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются и даже более того, их не стоит выполнять сразу, как только вы на них натолкнетесь А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это за зверь и что с ним делать – от этой привычки надо избавляться Вытаскивая из корзины документ, определитесь, что же это такое и что с ним дальше делать и не вздумайте класть его обратно – примите это за правило Ключевой вопрос процесса обработки: Каково следующее конкретное действие Итак, документ у вас в руках Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас И вам предстоит принять твердое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу Кажется, будто это просто – и это действительно просто – но подумать вам все равно придется И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности – к нему придется прийти и, возможно, путем извилистым. |
| 5 |
Подумайте, например, не надо ли вам по поводу этого документа \ дела комуто позвонить, заполнить какието бланки, покопать информацию в Сети, купить чтото в магазине, поговорить с секретарем, написать письмо начальнику Если какоето действие предпринять надо, то конкретные шаги будут понятны вам интуитивно Но что если с этим ничего нельзя сделать Я чувствую себя комаром на нудистском пляже – я в общемто знаю, что делать, но не знаю, откуда начать Стефен Бэйн Что делать, если делать нечего Вполне возможно, что чтото из вашей корзинки и не потребует конкретных действий Это чтото наверняка попадет в одну из трех следующих категорий: Мусор Дела, которые надо заморозить Сопутствующие материалы Мусор Если вы аккуратно следовали моим рекомендациям, то вы наверняка уже выкинули приличную гору хлама Однако ж вы наверняка наскладывалитаки в корзинку и немало ненужных вещей Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре Глобальная обработка ваших дел и обязанностей поможет вам выяснить, к чему вы движетесь и что вам делать не нужно Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу а точнее несколько тысяч сообщений, на которые он и не собирался отвечать – это ему попросту было не нужно Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершенным, а что и вовсе недостойно того, чтобы уделять ему внимание Почти наверняка вы столкнетесь с вопросом, сохранять ли тот или иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или же выкинуть его Тут есть два пути: Если сомневаетесь, выкидывайте Если сомневаетесь, оставляйте И оба они хороши Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших шкафов и ящиков Поначалу многих охватывает легкая тревога и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. |
| 6 |
Если же вы определите для себя четкую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество – вы ведь всегда с легкостью сможете найти то, что нужно Если с документами ничего делать не надо, то их хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения Специалисты по архивам снабдят вас более подробной инструкцией обо всем этом, а по ежедневнику или наладоннику вы можете справиться, как скоро вам понадобится тот или иной материал Я же рекомендую вам просто решить, надо ли с документами чтото делать или же оставить их в покое Вынашивайте идеи, обдумывайте Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом , может быть, и понадобится Например: Листовка, сообщающая о семинаре, на котором будет выступать известный вам специалист, которого вы хотели бы послушать Но семинар этот только через две недели, и вы ещё не знаете, сможете ли вы на него попасть или вы будете в командировке; Повестка дня заседания совета директоров, на котором вам предстоит присутствовать через три недели Делать с ней ничего не надо, разве что перечитать за день до заседания, чтобы быть в теме; Реклама следующего обновления программного обеспечения, которое вы используете на работе А сдалось вам это обновление Ну, надо подумать Решу на следующей неделе; Идея, пришедшая вам, относительно следующего ежегодного семинара по торговле Сейчасто делать не надо ничего Но вот неплохо было бы поставить напоминание о ней, когда придет время к этому семинару готовиться; Напоминание себе, что вы собирались посетить мастеркласс по акварели – ведь вам так и не случилось туда попасть Ну и что с этим делать Есть два варианта: Запишите все это в список Может быть когданибудь Запишите это в ежедневник или в файл напоминаний. |
| 7 |
Цель такого откладывания – освободить сознание и создать у вас чувство уверенности, что на сейчас вы с этими делами разобрались, а напоминания, поставленные на нужное время не дадут вам позабыть о них Я ещё расскажу об этом подробнее в следующей главе по организации А сейчас приклейте на них желтые листки с метками может быть или напоминание на 17 октября и отложите их в папку Ожидающие, к которой вы вернетесь позже Справочные материалы Какаято часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов По уму вы вообщето уже должны были наладить систему хранения справочной информации я об этом в четвертой главе рассказывал Так что если вам попадается документ или статья, которую нужно сохранить, вот и сохраните её А таких документов вам попадется немало, скорее всего это именно они будут грудами возвышаться на вашем столе и торчать из ящиков, а все потому что доселе ваша система хранения никуда не годилась или же её попросту не было Позвольте повториться: легко доступная, удобная, интуитивно понятная система, расположенная в досягаемости вашего стола, является важнейшей составляющей нашей методологии Распределение важных или не очень бумажек в логической, структурированной последовательности не такое уж и веселое и захватывающее занятие, куда гораздо проще сложить их стопочкой на столе да так и оставить Но тогда процесс обработки усложнится в разы Как только вы натыкаетесь на чтолибо, что вы хотели бы сохранить, просто положите этот документ в отдельный полиэтиленовый файлик, приклейте на него этикетку и поместите в вашу систему хранения Или же приклейте на него желтую бумажку с указаниями для вашего секретаря или ассистента – пусть займется этим Поначалу я позволял моим клиентам держать на столе стопку бумаг Для последующего сохранения Потом я понял, что если вы такой документ не положите в систему прямо сейчас, вы этого не сделаете уже никогда Если конкретные действия требуются Что это за действия. |
| 8 |
Вот тутто и начинается самое интересное Как только среди содержимого корзинки попадается дело, требующее завершения, вам нужно обязательно решить насчет следующего конкретного действия Следующее конкретное действие обязательно должно быть действием физическим, действием, которое подвинет дело на шаг вперед Это одновременно легко и сложно Действие это должно быть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо прокрутить в голове несколько возможных вариантов Вот примерный список того, что может занимать ваше внимание: Уборка в гараже Налоги Ближайшая конференция День рождения Бобби Прессрелиз Обзоры статей Изменения в менеджменте Несмотря на то, что все эти дела кажутся относительно простыми, принятие решений по каждому из них потребует некоторых интеллектуальных усилий Уборка в гараже Ну, надо туда дойти и начать Нет, там, помнится, стоит гигантский холодильник, от которого я давно хотел избавиться Надо справиться, не нужен ли он Джону Патрику на дачу Для этого надо Позвонить Джону Патрику по поводу холодильника из гаража Как насчет Заплатить налоги Однако начать этого нельзя, пока мне самому не пришел чек Тогда Дождаться, когда придет этот чек А для этого Ближайшая конференция Надо выяснить, собирается ли Сандра приготовить комплект материалов для прессы Думаю, надо Написать Сандре по поводку материалов для прессы и так далее Вот они следующие конкретные действия: Позвонить Джону, Написать Сандре, Дождаться чек Помните, что ваше действие должно выполняться физически Некоторые думали, что они определились со следующим действием когда решили организовать встречу Но это же вовсе не следующее действие, его ведь физически за один присест выполнить нельзя Как вы станете организовывать встречу Ну, наверное, позвоните комунибудь или напишите Но кому Решите это Если не хотите решать сейчас, тогда придется решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. |
| 9 |
Если вы не примите решения насчет следующего действия, то это пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его Когда же вы садитесь за компьютер или за телефон, то лучше бы, чтобы все решения уже были приняты, и вы с легкой душой могли бы приступить к их реализации Вы конечно, можете сказать себе Мое следующее конкретное действие по этому проекту – это принять следующее конкретное решение Круто, блин Но принятие решения, это на самом деле никакое не действие, потому как действия занимают время, а принятие решений – нет Чтобы претворить в жизнь ваше решение нужно, просто необходимо чтото физически проделать Прежде чем принять решение по следующему конкретному действию, необходимо ещё коечто обдумать Определитесь, что вы должны сделать , чтобы принять решение В девяноста девяти случаях из ста для принятия решения вам просто недостаточно информации Дополнительная информация может поступить из вне Позвонить Сьюзен, чтобы узнать её замечания по вашему предложению, или в ходе размышлений Набросайте идеи по поводу грядущей реорганизации В любом случае, для того, чтобы дело двигалось, необходимо принять конкретное решение Когда вы уже определились со следующим конкретным действием Тогда у вас есть три пути: Выполнить его если только на это потребуется меньше двух минут Перепоручить его если выполнение этого действия не является вашей обязанностью Отложить его и поставить напоминание вернуться к нему позже Выполняйте Если следующее действие займет не более двух минут, тогда выполните его сразу Если записку можно прочесть за тридцать секунд и дать на неё односложный ответ, сделайте это прямо сейчас Если вы можете пролистать каталог на предмет интересных вещей за минуту или две, сделайте это, а потом выкиньте его или определите в систему хранения Если следующим действием является отправка короткого письма или голосового сообщения, сделайте это не откладывая Даже если это и не очень приоритетное дело, лучше его выполнить сразу. |
| 10 |
В основе правила двух минут лежит граница, за которой откладывание дела с вытекающими из этого записью напоминания и наклейкой этикетки, станет занимать больше времени, нежели его немедленное выполнение – другими словами, эффективность падает Если вещь не так уж важна, чтобы возиться с ней, выкиньте её Если же она весьма важна, тогда стоит учесть фактор эффективности Правило двух минут существенно улучшило личную продуктивность многих моих клиентов Глава одной софтверной организации говорит, что это правило высвободило ему целый час свободного времен в течение дня! А это был один из тех людей, которые получают по 300 писем в день Многие из этих писем приходили от его подчиненных, и письма эти требовали односложного ответа для дальнейшего продвижения дел Но письма эти не значились в его плане на день, и поэтому они оставались без ответа, автоматически попадая в категорию потом Когда таких писем скапливалось по нескольку тысяч, ему приходилось тратить целые выходные только на то, чтобы их разгрести Все бы ничего, если вы ему было двадцать шесть, когда вся работа делается в сумасшедшем угаре с невероятным количеством адреналина Но ему было уже за тридцать, и у него были маленькие дети – по выходным уже особо не поработаешь Когда я работал с ним, нам пришлось разобраться со всеми восемьюстами письмами, которые у него к тому моменту накопились Оказалось, что львиная доля из них требовали односложных ответов, какуюто часть можно было вообще спокойно удалить, и лишь немногие стоило отложить на потом Я навестил его год спустя – он придерживался того же правила Теперь он не позволяет письмам в электронном почтовом ящике занимать больше, чем один экран Он говорил, что это правило не только резко увеличило свободное время, которым он располагал, но и перевернуло его жизнь Теперь его подчиненные думают, что он железобетонный! Это почти карикатурный пример, однако, он неплохо иллюстрирует важность таких простых правил в особенности, если информационный поток, который вам приходится обрабатывать, растет день ото дня. |
| |
… |
Комментарии